The Nerd Herd – Avsnitt 16 – Email Management / Outlook Softskills

Muh på er,

Micke N är ute och far på fälten men jag och Johan hade en lite lucka i kalendern… och då slogs vi av tanken att vi behövde göra ett avsnitt om just email management. Så detta är något av ett softskillsavsnitt men det kan spara dig grymt mycket tid i slutändan!

Delar av det bygger på en teori som har skapats av Ian Palangio och kommer ifrån hans blog: Email, Task and Time Management with PIFEM

Här kommer även lite screenshots och förklaringar som har utlovats i programmet:

Den viktigaste rutan när det gäller att få ordning på sina mail, den där man skapar regler. Framförallt knappen längst ner till höger, Advanced Options, det är den vi använder här.

Här finns den viktiga ‘Stop Processing More Rules’ som jag pratar om. Den avlastar servern, minskar risken för att mail studsar runt och hamnar fel eller att dubbletter uppstår. Det snabbar också upp regelhanteringen men det märker man ju inte så mycket av eftersom man BARA vill ha server-baserade regler och inga Client Only.

Här ser du den sista foldern, den som heter Unfiled Items och som fungerar som sista slasktratt innan man sitter med en ren och fin To-only Inbox.

Du ser också hur jag gör undantag för högprioriterade mail, just in case så att säga. De är de som kan bli pinsamma om man råkar missa dem 😉 En olycklig följdeffekt av hur mail fungerar gör ju att alla BCC-mail kommer att fastna här, och de kan ju vara high-priority ibland.

Här är själva Outlook-vyn av samma sak…

 

 

 

 

Så här ser Search-foldrarna ut som jag har skapat efter att ha följt Ians PIFEM-metod. Så mailen kommer först till Inbox (To be Vetted), sedan beroende på hur jag kategoriserar dem så hamnar de i Today eller Later foldern. Slutligen när jag har klarmarkerat dem så hamnar de i Inbox (Completed).

 

 

Mvh/Micke och Johan

Ladda ner avsnittet

Jingle av David Lilja (cutpaste.org)